Перевірити документ перед надсиланням

1 Що зберігає файл Word

Файл .docx — це ZIP-архів із файлами XML. Деякі з них містять відомості про вас, а не про текст документа:

• Виправлення — разом із видаленим текстом, який і досі є у файлі, хоча його не видно на сторінках.
• Коментарі, а також імена їхніх авторів.
• Властивості: автор, останній редактор, компанія, шаблон і тривалість редагування.
• Фотографії усередині документа. Кожна має власні дані EXIF: місце зйомки, фотоапарат і його серійний номер.

Приклад файла — Документ Word: у ньому є виправлення, яке й досі містить видалений текст: «крім сходу, де ми втратили львівський контракт».

2 Що зберігає PDF

• Чорні прямокутники, які нічого не приховують. Прямокутник поверх імені приховує його на екрані й папері, але саме ім’я все ще можна виділити, скопіювати й знайти. Так само залишається ім’я, виділене чорним перед збереженням у PDF.
• Позначки приховування, які не застосували: доки програма їх не застосує, увесь вміст під ними залишається у файлі.
• Невидимий текст: його намалювали невидимим, білим на білому, за межами сторінки або надто дрібним. Докладніше: « Невидимий текст у PDF.
• Попередні версії — попереднє редагування з текстом, який воно прибрало зі сторінки. Докладніше: « Видалили з PDF, але текст залишився.
• Коментарі та їхні автори, властивості документа й дані EXIF кожного фото на сторінках. Друк сторінки у PDF теж зберігає ці дані: на вебсторінці чи у звіті з фото телефона, збережених у PDF через Chrome, і далі буде зазначено місце зйомки.

3 Приберіть ці дані

У розділі « Що розкриває цей документ, Прибрати дані й зберегти чисту копію створює копію у вашому браузері. PDF записується заново: текст під чорними прямокутниками й прихований текст видаляються посимвольно, а решта рядка залишається на місці; позначки приховування застосовуються; попередні версії, властивості та XMP не переносяться; з фотографій видаляються дані камери. У файлі Word видаляються властивості та EXIF фотографій, приймаються всі виправлення разом із видаленим текстом і видаляються коментарі разом з іменами авторів — так само, як у командах Word «Прийняти всі виправлення» та «Видалити всі коментарі».

Якщо потрібно відхилити виправлення, а не прийняти його, спершу зробіть це у Word («Рецензування»). Приховані аркуші й рядки таблиці, а також нотатки доповідача й приховані слайди презентації є частиною самого файла. Видаліть їх в Excel або PowerPoint.

Відкрити очищену копію відкриє копію в hexscope, де можна перевірити, що список знахідок порожній.

4 Одразу багато файлів

Перетягніть на сторінку цілу теку документів або виберіть кілька файлів. Для кожного буде показано, що він розкриває, а кнопка « Зберегти очищені копії » збере в один ZIP-архів очищені копії всіх файлів, які містять такі дані.

Для вебсайту чи репозиторію « командний рядок і сценарій GitHub Actions перевіряють кожен файл перед публікацією.